Отказное письмо — публичный отчет региональных организаций Росстандарта (организации занимающиеся разработкой стандартов, органы метрологии и сертифицирования)и организаций по сертифицированию продукции и изделий, на вопрос подходят ли товары под обязательное сертифицирование или декларирование.
Данный документ имеет выдержку на нормативные акты, и подтверждает то, что товар, продукция или изделие «не находится в списке товаров и услуг, которые подлежат обязательной сертификации или декларированию. Также данный документ может понадобиться для разрешения споров на таможни при получении груза, когда позиция того кто перевозит и таможенных органов расходится в вопросе наличия сертификата. Для передачи в органы таможни в данном документе делают сноску на лист, который выдается при сопровождении товаров. По данному листу изделии завозятся в Россию.
Для того чтобы реализовать данный товар в регионах России утверждают, что изделия которые запрашивают могут относиться к конкретному обобщенному типу товаров и изделий (согласно общего Российского классификатора) и адресатом данного документа является тот кто осуществляет руководство фирмы, которая направила данный вопрос. Формируется и утверждается данный документ Агентством по тех регулированию и метрологии. Организации которые занимаются сертификацией, следуют и ориентируются в данной ситуации на документы «Порядок ввоза на территорию РФ, изделий и продукции, которые необходимо сертифицировать», «Товары или изделия которые должны пройти сертифицирование при завозе в РФ». Росстандарт контролирует и определяет список товаров и изделий, которые могут выпускаться на территорию Российсой Федерации без наличия разрешительных документов таких как Сертификаты ТР ТС,
Сертификаты ГОСТ Р, Деклараций ТР ТС. Отказное письмо Тех регламента Таможенного союза утверждается организациями которые прошли аккредитацию и были занесены в реестр таможенного союза как органы по сертификации продукции. Данный документ формируется и печатается на формате А4 и утверждается постановкой печати органом, который занимается сертификацией. Данное отказное письмо может принадлежать только одному юр лицу. В данный документ вносится как правило любой перечень изделий или товаров.